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社員情報管理

人事システムに含まれる2つの種類と機能とは

現在の人事システムには、これまでも使われてきた人事・給与システムのほか、戦略人事システムと呼ばれるシステムが含まれているものもあります。
この記事では、人事システム、戦略人事システムに搭載されている機能についてご紹介します。

人事システムとは

人事システムとは、人事に関するさまざまな業務をIT化することにより、業務の効率化や人件費の削減を行い、最終的には会社の収益増大を目指すためのシステムを指します。
また、従業員に対し適正な評価を下したり、出退勤や残業時間を可視化することで、会社の経営がスムーズ・効率的に行われているのか判断する材料となります。

例をあげると、パソコンで行なう給与計算も人事システムのひとつです。このように考えると、多くの会社が何らかの人事システムを導入していると言えるでしょう。

現在、人事・給与システムの中核となっているのは、従業員の個別情報を蓄積しているデータベースです。全従業員のさまざまなデータを記録しているものであり、給与計算や入退社管理のほか、人的リソースの現状を把握することもできる重要なものです。その他、人事・給与システムには大きく分けて5つの機能があります。

人事・給与システムの5つの基本機能

人事システムが持つ基本的な機能を5つご紹介していきます。

1.人事データ管理機能

前述した通り、人事システムの中心となる機能が人事データ管理です。従業員の個人情報や保有資格や研修受講歴といったスキル情報、欠勤や休業歴といった勤務状況が蓄積されているものです。
具体的には…

・社員番号や氏名、生年月日、住所などの基本情報
・所属組織、職位や担当の業務内容
・給与や賞与、社会保険の支払い金額
・出欠情報、残業時間、有給残日数

これらを管理しています。

2.人事評価機能

人材データ管理に次いで、評価機能も要となる機能です。人事担当者などが従業員を評価することができるシステムで、業種や職種により評価基準があらかじめ作成されています。
従業員ごとのスキル・ポテンシャルで目標を設定することもできるため、従業員の評価だけではなく目標管理としても活用できます。

3.データ分析機能

人材データ管理機能や人事評価機能によって収集したデータを分析する機能です。この機能が搭載されている人事・給与システムでは、自社の人材についてのレポートを、チャートなどを用いて作成することが可能です。新卒採用者の選定など、戦略的に活用できる機能です。

4.要員配置機能

プロジェクトによっては、進捗状況に合わせてメンバーの追加や削減などの対応を行なう必要もあるでしょう。
こうした場合に活用できるのが、人事・給与システムに搭載されている要員配置機能です。保有スキルや業務歴から、適した従業員をプロジェクトや部署にスムーズに配置でき、結果、組織力を高めることにもつながるわけです。

5.給与計算機能

人事・給与システムの重要な機能として、給与計算機能があります。従業員の在籍期間や経歴・スキル・実績といった人事データと結びついて、給与が決定されます。人事・給与システムの多くは、給与計算だけでなく、給与明細書の発行や、雇用保険料の計算も可能です。

戦略人事システムとは

戦略人事という言葉を聞いたことはあるでしょうか。戦略とついている通り、経営における戦略と、人材マネジメントを連動させて戦略的に人員配置、人材育成を行っていくシステムを指します。その中で注目されているのがタレントマネジメントシステムです。

タレントマネジメントシステムとは

タレントマネジメントシステムとは、従業員のタレント(能力)を管理し、戦略的に社内人事に活かしていくため適切な人材配置などを行うことの総称を指します。
従来の人事・給与システムとは異なり、従業員が持っているスキル、人間性、経験値など、現場の管理職でないと把握できない情報を管理できることが特徴となります。

タレントマネジメントシステムには、以下のような機能が搭載されています。

・人材検索、照会
・人材マップ作成
・人事異動のシミュレーション
・キャリアモデルの管理
・スキル、キャリアの比較

タレントマネジメントシステムは、人材配置やプロジェクト管理、人材育成サポート機能がメインとなっていることが一般的です。

また、戦略人事システムは、タレントマネジメントシステムと人材マネジメントシステムに分かれており、人材マネジメントシステムには、以下の2つの機能があります。

・要員管理分析、シミュレーション
・人件費の分析、シミュレーション

人材マネジメントシステムは、経営者や現場のマネジャーが現状を把握し、必要なところを変革していくための施工、意思決定をサポートする機能がメインです。

双方とも、個々の会社で必要な機能が異なるため、機能が固定されていないのが特徴です。

まとめ

「人事システム」を人事部が使うためのシステムだと捉えている人もいるでしょう。しかし、現在では「人事・給与システム」と「戦略人事システム」のシステムに大別でき、戦略人事システムの利用者は現場管理職であり、経営者なのです。

また、近年では、よりきめ細かいデータを収集するため、入力作業を従業員自らが行うケースもあります。そのため、従業員が容易に使用できることも人事システムを選ぶ際の重要な要素となるでしょう。

今後の人事システムは、人事、現場、経営者、従業員と幅広い利用者を想定して設計されたものが求められるでしょう。自社に合った機能が搭載されている人事システムを導入することで、生産性やサービスの向上、経営戦略の効率化につなげましょう。

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