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社員情報管理

人事システムを活用し、会社の力を最大化する

人事情報の管理はどのように行っていますか? 紙資料や表計算ソフトで給与計算や勤怠管理を行っていたひと昔前とは異なり、今は人材配置や育成計画にも活用できるシステムが手軽に使える時代です。そのメリットや問題点、導入時の注意点などをご紹介します。

人事データの一元管理は多くのメリットを生む

パソコンの普及率が低かった時代、自社で情報管理システムを組めるのは一部の大手企業に限られていました。しかし、それも今となっては過去のこと。近年は、低価格のパッケージソフトやクラウドサービスなどで手軽に人事情報の管理ができるようになり、人手に頼らず処理できる仕事が増えてきました。

近頃、人事部門に導入されているシステムは、(1)給与計算、勤怠管理、労務処理などを行う「人事・給与系システム」、(2)採用管理、育成計画、人員配置、などに役立つ「人材マネジメントシステム」に大別されます。

かつて人事部で使われていたシステムは、人事・給与系システムが主流でした。しかし、バブル経済崩壊を機に年功序列制が影を潜め、それと同時に成果主義が台頭するなかで会社側のニーズが多様化するようになりました。そして、従業員の経歴やスキルをデータベースで管理して、人員配置や育成計画の立案にも役立つ「人材マネジメントシステム」が次々に開発されていったのです。

あちこちの部署に散らばっていた、従業員の個人情報、経歴資料、評価データなどが一カ所に集まり、統一フォーマットでデータベース化されると、さまざまなメリットが生じます。

入力されたデータを元に、経歴や過去の業績などの条件で絞り込み検索をかければ、該当する人材を瞬時に発見できます。同様に、条件を入力して理想的なチーム編成を割り出したり、人事プランを練る参考データを得ることも容易なのです。

必要な機能を持った人事システムを組むことができれば、人事部門の人件費のカットにもつながります。仕事の効率が上がるため、他の難題に集中して取り組む時間も確保できるでしょう。

システムの有効活用と継続的運用で組織力を高める

人事システムの利点について、もう少し詳しく語っていきましょう。運用にあたっては、全従業員の経歴、スキルデータ、研修経験、所属部署の変遷、目標達成度や評価などの入力を行います。データを一元管理することで、埋もれていた才能や、人事担当者の発想になかった人事が割り出せるようになるのです。

人事担当者が判断に迷うような、スペシャリスト候補、次世代リーダー候補の絞り込みにも人事システムは有効です。また、担当者の目が届かない遠方の支社や、海外事業部などで活躍している人材を、重要ポストに登用するといった人事も可能になります。

適切なタイミングでデータをアップデートしながらシステム運用することで、成長した従業員を適切な部署に移す計画を立てることも可能です。システムを活用することでタレントマネジメントの精度が上がれば、生産性も上がり、従業員のモチベーションにも好影響を与えるでしょう。結果、会社としてのパワーの最大化につながります。

システム導入にあたっては、数あるハード、ソフト、クラウドサービスなどから、自社に必要な機能を備えたものを選ぶことが重要です。候補が複数ある場合は、デモンストレーションや見積もりを見比べて判断します。将来を見据えた拡張性や、現行のハードやソフトとの互換性なども、選考基準になるでしょう。

従業員の目標管理、モチベーション管理に特化した人事システムを使用している会社もあります。システムを上手く運用することで、従業員の積極性やモチベーションが上がり、自社でキャリアを重ねることに意識が向くようになるため、離職率低下にもつながるのです。

何のためにどんなシステムを組むか、熟慮を!

人事システムを導入する際は、まず目的を明確にします。人事部門の負担軽減を重視するのか、人材活用やパフォーマンスの最大化が狙いなのかによって、どんなシステムを採用するかは変わってきます。

システムの種類は(1)自社でサーバを用意して独自のシステムを構築する「オンプレミス型」、(2)市販ソフトを使う「パッケージソフト型」、(3)インターネット経由でオンラインサービスを利用する「クラウド型」の3種類に分類されます。自社のニーズを満たすべく、(1)~(3)を組み合わせた「ベスト・オブ・ブリード型」を採用している会社もあります。

オンプレミス型は、処理速度やセキュリティに強みがありますが、管理運用のための専門スタッフが必要となります。パッケージソフト型は、比較的安価に使用できるものの、機能が限定されがちというデメリットがあります。クラウド型は、もっとも導入のハードルが低く、法務改正などにも自動対応できるメリットがある一方で、セキュリティ面やカスタマイズの限界などの不安が残るでしょう。

どんな人事システムを導入するかは、初期コスト、メンテナンスやカスタマイズにかかるランニングコストなども視野に入れ、会社の規模に合ったタイプを選びます。人事部を中心に関係各部署の代表者や外部スタッフによる、導入チームを編成するのも得策です。

まとめ

システム選びに加えて、導入までのスケジュール確認も大変重要です。社内に散らばっていた情報を集め、一カ所に移し替えるにもそれなりの時間がかかります。また、実際にシステムが軌道に乗るまで期間や、システムに過不足がないか見直す時期を想定しておくことも、導入や運用を円滑にしてくれるでしょう。

どんなシステムを選択するかは会社のニーズ次第です。自社に合った人事システムを活用して、人材活用に取り組んでみてください。

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