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残業はどう減らす?オンボーディングを活用して仕事環境の悪さを改善する

新人の離職を防ぐには、オンボーディングによっていち早く“仲間化”“戦力化”することが効果的です。そんななか「やりがいはあるけど、残業の多さに耐えられない」という理由で離職する社員に悩む会社もあるはず。残業を減らす施策はあるのでしょうか。

残業が生じやすい会社には共通点があった

新人の離職率を下げるべく、オンボーディングに取り組んでいる会社が増えています。しかし、どんなにオンボーディングの仕組みが素晴らしくても、残業の多さや仕事環境の悪さなど、労働条件を理由に辞めていく社員が多いのでは意味がありません。

それにしても、残業はなぜ起こるのでしょうか。シンプルに仕事量が多すぎるという会社も少なくないでしょう。その一方で、新人が上司や先輩より先に帰れない雰囲気の会社では「新人は残業するのが当たり前」という空気があるのかもしれません。その結果、急ぐ必要のない仕事で残業をしたりしている可能性があります。

基本給が低く「残業代がないと生活できない」という社員が、わざとゆっくり仕事をしている可能性もあります。このような社員が増えると、仕事が遅い社員の給料が高くなり、仕事を勤務時間内にこなす社員の方が給料が低くなるという事態が発生します。

無駄な残業によるストレスが多い会社や、仕事ができる人ほど儲からない会社では、社員の定着率が下がるのは必然です。

意外かもしれませんが、仕事のスピードを重視する会社も、残業が多くなりがちです。スピードを重視することでミスが生じやすくなり、やり直しのために残業を……というケースに陥りやすいのがその理由です。ミスの多さが当たり前になると、自分の仕事に自信が持てなくなり、何度も確認作業をすることにもなり、結果的に仕事量が増えてしまうのです。

ミスが原因のクレーム処理も残業の原因になるでしょう。定時に帰れないうえに、顧客からの苦情に追われるのでは、ストレスは溜まる一方です。

残業を減らすために会社側にできること

残業が多いことが問題になっているときは、オンボーディングの仕組みづくりのなかで行う業務マッピングの部分にスポットを当てます。会社内にある無理、無駄に目を向けて、仕事の進め方の変更や、社員一人ひとりが抱えるタスクを軽量化できないかを検討していきましょう。

業務を見極める際には、具体的な手順、必要性、メリットとデメリット、コスト、必要な人員、平均的な所要時間、利益、損失、今後の展望などにも目を向けます。こうした情報を部署内で共有し、意見交換をすることで無理、無駄を減らすアイデアが見つかります。

それでも忙しくて残業が減らせないのであれば、人員補充によって社員の仕事量を調整しなければなりません。働き方改革が叫ばれる今、社員の健康を守ることも会社側の責務です。十分な休息を取ってもらい、気力を蓄えた状態で仕事に取り組んでもらうことが望ましいでしょう。

早く帰れない雰囲気がある会社なら、就業規則で定められた退社時刻を目安に、終礼を行うという手があります。終礼後は帰りやすい雰囲気になりますし、時間の使い方の意識づけにもなるでしょう。残業を減らす施策として「上長に仕事内容を申請しないと残業できない」という会社もあるそうです。この制度によって、やらなくていい仕事のための残業を減らすことができます。

残業代のためにダラダラ仕事をする社員を減らすには、給与体制や評価制度を見直す必要があるでしょう。残業代を計算しなくても生活できる賃金体制を前提に、真面目に働いた人の方が評価される制度作りは、優秀な人材を会社に定着させるためにも不可欠です。

信頼関係を構築し時短を実現すれば生産性もアップする

やり直しによる残業を減らすには、社員がどんな姿勢で仕事に取り組んでいるかを見直す必要があります。前述のとおり、「スピード」だけを追い求める姿勢は好ましくありません。「決断は早く、作業は正確に」などと意識レベルの変革を促し、ミスの少ないパフォーマーになってもらうことが大事です。

社員と上長の関係性にも目を向けてください。上長が、報連相ができない社員の仕事を不安視するのは当然です。アラ探しも入念になり、やり直しを命じられやすくなるのも仕方ないでしょう。

コミュニケーションがうまくいっていないと、社員の手がけた仕事が、上司の求める仕上がりにならない可能性が高まります。相談しながら仕事を進めていれば、やり直しを命じられて残業になる確率を下げられます。

事前に相談をしながら、社員が上長の意図を汲んで仕事を進めていれば、やり直しを命じられる回数は減っていくはずです。相談しやすい雰囲気をつくり、信頼関係を高めていくためには、社員と上長の関係性が健全に保たれるような社風であることが重要です。

社員と上長の信頼関係を高めるうえでは、オンボーディングが鍵になります。入社直後の新人に働き方をトレーニングするなかで、上司の意図を汲んだ仕事の進め方を指導していくのです。

例としては、経験不足の仕事に取り組む前は「相談させてください」「アドバイスをいただけませんか」など、事前に助言を求めるようにし、報告するときには「いただいたアドバイスを参考にさせていただき、このようにしました」と伝えるように指導する、といった方法があるでしょう。これができるだけで、やり直しによる残業は減らしていけるはずです。

残業を減らす施策を講じることが、離職率の低下にもつながるのは先に述べたとおりです。 残業が減れば、メリハリ良く働ける社員が育ち、生産性も高まっていくでしょう。オンボーディングの仕組みづくりをするなかで、業務のムダをなくす、ダラダラ働くよりもテキパキ働く社員を評価する、意識づけやコミュニケーション強化によってやり直しが起こりにくい環境をつくるなど、会社側にできることを探してみてください。

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オンボーディング Onboarding 「新卒社員」や「中途社員」が辞めない仕組みづくり

『オンボーディング』とは、新入社員をスムーズに社内に溶け込ませ、パフォーマンスを上げさせるための一連の仕組みづくりを言います。
この冊子ではHR先進国であるアメリカ企業の事例も踏まえ、人材育成のための最新のメソッドを解説。
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