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自社に合った選考プロセスとは?設計のポイントを押さえよう

新卒採用・中途採用ともに、採用活動は複数のプロセスを経て行われます。各プロセスの内容や順序には正解がなく、自社の課題や必要に応じて設計しなければなりません。

自社に合った選考プロセスを設計し、求職者に「この会社で働きたい」と思ってもらえるようなフォロー(オンボーディング)を行うことで、優秀な人材が集まるようにしましょう。

課題別選考プロセスのパターン

課題別選考プロセスのパターン

選考プロセスは、会社が採用活動において抱えている課題を解決できるように設計しなければいけません。ここでは、主な課題例と、その課題に対する適切な選考プロセスの設計方法についてご紹介します。

課題1:採用人数に対して求職者が多すぎる

多くの求職者が集まることはありがたいことです。しかし、採用予定人数よりも大幅に多い求職者が集まってしまうと、選考に手間を取ってしまいます。
このような課題においては、初期段階でなるべく応募者の数を絞れるような選考プロセスを設計することが必要です。書類による選考基準を高めに設定することで、面接に進む人数を絞ります。また、明らかに望ましい人材に出会えた際は、飛び級的に進める選考プロセスを用意しておくのもよいでしょう。

課題2:エントリー数を増やしたい

一つ目の課題の反対のパターンです。エントリー数を増やすためには、まず自社の情報が多くの人の目に留まるようにしなければなりません。そのため、説明会の回数や開催場所を増やしたり、どうしても説明会に来られない場合でも選考に参加する権利を保証しましょう。

また、途中辞退者を減らすため、スピード感のある選考を行うことも大切です。応募者に合否結果を待たせないよう、各プロセスにおける選考を同時並行させながら進めます。

課題3:少人数を効率的に採用したい

採用予定人数が少ないため、本気で応募してくる人を効率的に採用したい場合、スムーズに選考を進めるためには、あえて説明会を実施しないのも手です。エントリーシートの課題を重めに設定して、入社意欲の高い優秀な人材を絞り込みましょう。

課題4:採用活動の負荷を減らしたい

採用活動にコストやパワーを多く割けない会社は、できるだけ採用担当者の数を減らし、短期間で採用活動を行えるような選考プロセスの設計を行います。
少ないコストでもエントリー数を確保するため、応募へのハードルは低く設定しましょう。同業他社との競合で内定辞退者が出ることを避けるため、本格的な採用期間をハイシーズン直後に設ける方法もあります。

選考プロセスの策定に必要な3つの手順

選考プロセスの策定に必要な3つの手順

選考プロセスを策定するためには、「1.評価項目の選定」、「2.選考手法の決定」、「3.選考手法の順番の組み立て」という3つの手順を踏む必要があります。

1.評価項目の選定

評価項目とは、求める人材のスキルや性格を項目名に表したものです。「発信力」や「柔軟性」など、自社にとって必要な要素や条件を具体的に項目としてあげましょう。
評価項目をあげられたら、次にその項目についての定義を言語化します。例として、評価項目が「発信力」であれば、「自分の意見をわかりやすく伝えられる力」と定義づけられます。言語化しておくことで、同じ「発信力」から想起する採用担当者ごとのイメージのズレを防げるのです。
すべての評価項目を定義づけられたら、最後にすべての評価項目をカテゴリーごとに分類します。カテゴリーは、「スキル」や「性格」、「志向」、「意欲・情緒」などです。分類することで、評価項目が意図せず偏ってしまっていないかを確認できるでしょう。

2.採用手法の決定

選定した評価項目を見極めるためには、どのような採用方法を選べばよいのかを考えなければいけません。まず、採用手法は「非対面選考」と「対面選考」の2種類に分けられます。
非対面選考は一度に大人数を選考できる分、候補者本人の姿をイメージしづらいというデメリットがあります。一方、対面選考は本人の雰囲気や態度も確認することが可能です。ただし、重視したい評価項目のカテゴリーが「スキル」である場合、候補者の雰囲気に引きずられて本来の判断基準から遠ざかってしまう可能性もあります。選定した評価項目に忠実に判断するよう心がけましょう。

非対面選考の採用方法の例
・エントリーシート
・学力テスト
・性格検査
・論文審査

対面選考の採用方法の例
・個人面接
・集団面接
・プレゼンテーション
・グループディスカッション
・ディベート

3.選考手法の順番の組み立て

選考手法が決定すれば、あとは選考を進めていく順序の組み立てを行いましょう。
まず「非対面選考」で候補者の人数を絞り、「対面選考」で個別に見極めていく流れが一般的です。ただし、評価項目によっては、非対面選考では求める人材を見落としてしまう可能性もあります。その際は、初期段階から対面選考を重ねる必要があるでしょう。
会社によって、採用担当者の人数や割ける時間は異なります。優先事項を整理して、選考手法の順番を決定しましょう。

離職の防止には「オンボーディング」が大切

選考プロセスの策定に必要な3つの手順

中途採用では、新たに加わる人材が長く定着し戦力となってもらえるよう、早く会社に慣れてもらうためのフォローが大切です。このプロセスのことを「オンボーディング」と呼びます。

近年は、テクノロジーによるオンボーディングが注目を集め始めており、日本でもオンボーディングにwebサービスを利用する会社が増えています。

採用・選考時

入社前には、内定者が会社の一員となるための予行演習や知識獲得が必要です。そのためのフォロー方法には二つの考え方があります。一つは採用後に求められる役割や成果の明確化、もう一つはRJP(Realistic Job Previews:仕事情報の事前開示)です。
応募前に、あらかじめ人材募集に至る背景や目的について知ることで、中途入社をする人は納得感を得られます。選考時に詳細伝えるほか、中途採用サイトに記載したり、エージェントサービスを利用するのもよいでしょう。
また、入社後に実際に担当することになる仕事内容や組織、顧客について候補者に可能な限り開示することは、中途入社後の定着率に影響します。あまり良くない情報も誠実に知らせて中途入社の方とのギャップを減らしておくことで、入社後の離職率を引き下げられるでしょう。

入社時

中途入社される方のなかには、入社直後に行われる研修を不要だと感じている人もいます。会社側はその研修が必要な理由を説明できることが大切です。実践的なものや即戦力になるために必要となる内容を含む研修を考えましょう。
また、中途採用者は新卒採用者と異なり、同期意識を持ちにくいものです。複数名の中途採用者がいるのであれば、同期としての関わりが持てる機会を設けることも、会社に馴染んでもらうための一つの方法でしょう。

入社後

中途入社者が馴染みやすい環境をつくるため、些細な質問でも問いかけやすい関係性を築きましょう。既存社員が当然のように理解している事務作業や社内設備の使い方なども、中途入社者にはわからないものです。事前に説明すべき項目をリスト化し、もれなく伝えるようにします。ただし、リストをマニュアルにして中途入社者に丸投げしてしまうのは避けましょう。
入社後半年程度までは、中途入社者が職場に定着できているかどうかの確認のため、上司や人事・キャリアコンサルタントとの面談を定期的に行いましょう。本人に不満や困っていることがあれば、早めの対処やフォローが必要です。

まとめ

選考プロセスの設計を行うためには、会社が抱えている問題や新たに入社する人材に求める条件を整理しておく必要があります。すべての情報を見える化させて共有することで、抜け漏れがないように進めましょう。
また、採用した人材に確実に入社してもらい、1日も早く活躍してもらうためにも、オンボーディングの要素を盛り込んだ選考プロセスを設計することも大切です。

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