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1on1ミーティングで部下が話しやすい状況をつくるために大切なこととは

オンボーディングや1on1ミーティングなど、現在は部下、社員に寄り添った施策が重要だとされています。

そのうちの一つ、1on1ミーティングは、上司と部下とのプライベートの相互理解を目的とした会話の場です。ビジネスの話だけではなく、雑談も交えながら部下の現状を把握します。

ただし、普段から良好な関係が築けていない上司から、突然プライベートに関する質問を投げかけられると、部下としても素直に話そうとは思えないものです。

この記事では、円滑な1on1ミーティングのためにできることを紹介します。

部下の自己開示時を促すには上司がプライベートを匂わすのがポイント

1on1ミーティングでは、部下が話し、上司が聞き役になるのが基本です。しかし、いきなり「さあ、話してください」と上司から言われても、なかなか口火を切ることはできないのではないでしょうか。

特に、上司は部下を指導する立場であるため、部下にとってフランクに話しやすい相手ではありません。フランクに話すタイプではない上司の場合、仕事以外の内容の会話を交わしたことがないことも珍しくはないでしょう。

こうした上司と部下が円滑に1on1ミーティングを行うには、上司側からプライベートを匂わすことがポイントです。

自ら自己開示を行うことで、部下もプライベートの話をしやすくなるでしょう。普段厳しい印象を与えがちな上司であれば、そうではない家族の中での自分の姿が垣間見られる話を選ぶことで、部下の緊張をほぐせます。

ただし、あくまでも主体的に話すのは部下です。上司が話しすぎてしまうことのないように注意しましょう。また、根掘り葉掘り上司から質問を投げかけるのも好ましくありません。自発的に部下が話したくなるような雰囲気づくりを意識しましょう。

サイボウズで行われている1on1ミーティングは「ザツダン」。その内容とは

サイボウズで行われている1on1ミーティングは、ミーティングではなく「ザツダン」と呼ばれています。雑談であるため、マネジャーが自然に行い、制度やルールを定めているものではないのだそうです。

メンバーにとっては、仕事の悩みをリーダーと共有できるため一人で抱え込む必要がないこと、仕事をより進めやすくするためのアドバイスをもらえる機会になっています。

一方、リーダーにとってもメリットがあります。メンバーの心理的・業務的な状況を把握できるため、問題が生まれていれば早く気付けるのです。また、定期的に密なコミュニケーションを取ることで、メンバーの理想を確認したり、ギャップを明確化したりといったメリットもあります。

結果、チーム全体の人間関係が円滑になり、自発性も向上。1対1で30分間話す時間が、チーム全体を良くしているのです。

1on1ミーティングを行う方法とは?主体は部下だと心得よう

ここで、あらためて1on1ミーティングの方法を確認していきましょう。

まず、所要時間と頻度です。1回のミーティングにかける時間は30分程度、頻度は1週間に1度くらいのペースで行います。この「継続」が1on1ミーティングにおいて大切なことです。

ミーティングの主体は部下であるため、当日に話す内容も上司ではなく部下が決定します。主に話されるテーマは、以下の通りです。

  • 仕事上で困っていること
  • 今後のキャリア、理想像
  • ギャップについて
  • 体調やメンタル状況
  • プライベートの悩み

1on1ミーティングは継続して行っていくもののため、まずは前回の話題の振り返りをアイスブレイクに使ってもよいでしょう。はじめの章で説明したように、上司のプライベートの話から入ることも、部下の緊張をほぐす有効策といえます。

ミーティング中、上司が意識をしておきたいのは「傾聴」の姿勢です。上から指導、教育するのではなく、また根掘り葉掘り質問をし続けるのでもありません。適切な問いかけを通じて、部下は内省ができるようになります。自分のことを客観的に振り返ることが部下の成長を促すのです。

1on1ミーティングにより信頼関係を構築する

上司と部下の関係は、仕事上のものです。しかし、部下の仕事以外での顔を知ることは、個人の理解や尊重につながります。対人間として良好な関係性を築くことは、信頼関係にも大きな影響を及ぼすでしょう。

リラックスして話せる雰囲気をつくるためには、雑談をうまく取り入れることがおすすめです。しかし、何の目的もなく30分話すだけでは本当にただの雑談になってしまいます。1on1ミーティングを行う際は、「この30分で何を話したいか」をあらかじめ部下に考えてもらい、部下にとって意味のある時間になるよう心がけましょう。

ただし、信頼関係がない相手に対し、自己開示はできないものです。1on1ミーティングだけを取り繕うように行っても、思うような効果は得られないでしょう。日頃のちょっとしたコミュニケーションも大切にすることで、部下のモチベーションやエンゲージメントが向上します。会話の大切さを、今一度見つめなおす機会としても、1on1ミーティングはいい機会だといえるでしょう。

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