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パフォーマンス管理

部下が正しく「報連相」をするために、上司に求められるスキルとは

「報連相」は仕事をするうえで必ず必要です。部下から上司への一方的な行動だと思われがちですが、上司の受け止めるスキルも求められます。上司の対応や正しい「報連相」の指導によって、業務の効率化が高まり、より良い成果につながります。まずは、上司が「報連相」の基本を見直すことから始めましょう。

報連相の基本

働くうえで「報連相」という言葉を耳にしたことがあるかと思います。ただ「報告」「連絡」「相談」をすることだと思っていませんか。「報連相」の真の目的は、情報共有による生産性の向上です。個人が持つ情報を適宜社内で共有することで、トラブルに対して早めの対策をしたり、新しい機会を創造したりすることにつながります。それでは正しい報連相の基本をお伝えします。

「報告」

報告は、上司から命じられた業務に対し、進捗状況や結果を知らせることです。主に部下から上司に対して行われます。良い結果だけでなく、ミスやトラブルに関しても随時報告することで上司は業務を把握でき、素早い対応ができます。

「連絡」

連絡は、仕事の関係者に対して事実を伝えることです。上司と部下との間だけでなく、業務に関係のある人に対して行われます。連絡をする際は自分の意見を事実と混合しないようにしなければいけません。連絡が端的なものであれば口頭で、複雑なものであれば資料を用いるなど、必要に応じて伝える手段を選びましょう。

「相談」

相談は、仕事上判断に迷った時に、上司や同僚、先輩に意見を聞くことです。相談することで最適な方法を選択でき、問題解決に結びつきます。ただし、現状に不満を言う場にならないよう、事前に相談したい事柄、目指すゴール、これまでのプロセスを明確にしておきましょう。

正しい「報連相」をするには上司の姿勢が重要

「報連相」を正しく行うためには、上司のスキルが必要になります。部下に正しい「報連相」の方法を教えるためにも、まずは上司が正しく理解しておきましょう。

部下に正しく「報連相」の方法を伝える

まずは部下に正しい「報連相」の方法を伝えましょう。
正しい「報連相」をするためには前述した「報告」「連絡」「相談」の基本だけでなく、以下の4つの伝え方も重要です。

  • まず所用時間を示し、相手の都合を確認する
  • 次に「報」か「連」か「相」かを伝える
  • 結論から述べる
  • 論点を数値で示す
  • この手法を守ることで、伝わりやすくなります。

判断理由を明瞭にする

聞く側の上司は、必ず判断理由を明瞭にしておきましょう。部下の仕事範囲が曖昧だったり、場当たり的に上司が判断してしまったりしていては、部下から信頼されません。「おそらく部下にも意図が伝わっているだろう」と思い込み不明瞭なままにしていれば、トラブルにつながる原因になります。上司と部下の仕事範囲を明瞭にし、必要であれば職務記述を残しておきましょう。

「報連相」をしやすい上司になるための5つのポイント

部下から「報連相」がないと悩んでいる上司は、まず自身の態度を振り返ってみましょう。信頼できる上司であれば、部下も進んで「報連相」ができます。それでは、「報連相」をしやすい上司になるための5つのポイントをご紹介します。

ポイント1 部下を責めない

部下から「報連相」があった時に、「なぜそのようなことをしたのか?」など相手を責めず、「何が原因だったのか?」と理由を聞くようにしましょう。「何が」と問うことで、事象に着目していることが伝わります。もしミスの報告があったとしても、部下を責めるのではなく、次回への行動改善に結びつけましょう。

ポイント2 解決策を強制しない

緊急なトラブル以外は、解決策を指示せずヒントを与え、部下自らが考えるようにサポートしましょう。一時的に見ると時間がかかったとしても、長い目で見ると部下の成長へとつながります。

ポイント3 相談しやすい上司になる

上司が自分の力を過信し、部下を見下すような姿勢では、誰も相談したくありません。上司が自慢話ばかりしていたり見栄を張ったりしていると、部下は委縮して「報連相」がしにくくなります。上司自らが過去の失敗や欠点を開示して部下の共感を得るなど、相談しやすい上司になりましょう。

ポイント2 責任転嫁をしない

もし部下からの提案を通せなかったとしても、上層部の責任にしてはいけません。提案を通せなかった自分の責任をきちんと認め、次回に向けて対策を練るなどの前向きな姿勢を示しましょう。「この上司になら提案できる」と信頼されることが大切です。

ポイント2 小さな約束を必ず守る

部下から「お手隙の時でかまいませんので」「時間のある時に」などと、相談されることもあるでしょう。ただし上司にとって小さな相談だとしても、約束は必ず守りましょう。小さな信頼の積み重ねで、信頼関係は築かれます。

正しい「報連相」には上司のスキルも必要

社会人として、正しく「報連相」をすることは必然です。しかし正しい「報連相」には、部下だけでなく上司のスキルも必要になります。上司が部下に正しい「報連相」の仕方を指導し、適切な受け止め方をすることで、情報共有による生産性を向上させましょう。

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