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社員間のコミュニケーションストレスを劇的に軽減するメソッドを学ぼう

部下や同僚に対して、「仕事を理解しているかどうかがよくわからない」「自分から何も言ってこない」「ミスがあったことはなぜかすぐに報告してくれないので、結局トラブルが大きくなってしまう」など、コミュニケーションにストレスを感じている方もいらっしゃるのではないでしょうか。すべての原因は、コミュニケーション不足といっても過言ではありません。ではどのように接すればこのようなストレスから解放されるのでしょうか?
この記事では、社員間のコミュニケーションストレスを劇的に軽減するメソッドの活用方法について具体的にお伝えしていきます。

言葉でも態度でも相手を尊重したコミュニケーションがとれているか?

まずは今までのコミュニケーションを振り返ってみることが大切です。自分の目線ではなく、相手の立場になったときにどう感じるのか?想像しながら振り返りましょう。

ちゃんと相手に向き合っているか?

入社したての頃、わからないことがあっても誰に聞いたらいいかわからず、そもそも何をすべきなのかもわからないという経験をされた方も多いでしょう。入社直後の時期だからこそ、しっかり時間をとって会話をし、不安を取り除くことが必要です。たとえば、部下が話しかけてきた場合には、作業の手を止め、相手の目を見てコミュニケーションを取りましょう。パソコンに向いたまま対応していては「上司は忙しくて自分の話を聞きたくないのではないか」と感じ、相談をしづらくなってしまいます。最初に丁寧な対応をすることで、信頼関係も築きやすくなります。

特に上司から部下への対応は、考えていることをきちんと伝えることが大切

コミュニケーションをとらなければ、相手の考えや気持ちは伝わってきません。自分の何気ない対応が、思いもよらず相手にマイナスに受け取られてしまう可能性もあります。

・「忙しくて部下への対応がつい雑になってしまった」
→「冷たい対応ばかりされている」
・「仕事を任せるので自由にやって成長してほしい」
→「具体的な指示がないまま、いつも上司から仕事を押し付けられる」
・「もっと上を目指してほしいから、成長してもらうため今の評価を厳しめにしよう」
→「これだけ頑張ったのに全くほめてもらえない、自分を見てくれてないのでは」

このように、日頃から認識や価値観が異なる場合、上司に対してマイナスの感情が生まれる可能性があります。だからこそ日ごろからのコミュニケーションで自分が相手に対してどう思っていて、どのようになってほしいのか意志を伝えることが大切です。

理想の関係を築くために必要なこと

上司と部下の理想の関係は、何か問題が発生した時に「すぐにお互い確認し合える」、「上司(部下)はこういう考えだから、恐らく本当に言いたいことはこうだろう」というような予想ができる状態です。
しかし、「コミュニケーションを取るべき」と言われても、部下との接し方か分からないと思われる方も多いかと思います。次にコミュニケーションの取り方についてご紹介します。

1on1ミーティング

部下と上司の1対1の話合いの場を定期的に設けることで、コミュニケーションをとることができます。お互いに相手のことを知れば知るほど、その人の得意・不得意や、好き嫌い、仕事への価値観、そして本人も気付いていないような良い部分を見つけることができます。コミュニケーションをとることが、お互いを認め合うことにつながります。

人には承認欲求があるため、部下は褒められると、「自分を見てくれている」「認められた」と、自尊心が満たされます。その結果、モチベーションが上がり、意欲的な仕事に取り組むようになります。たとえ注意されたとしても、その理由が納得のいくものであれば反省することができ、次の改善につながります。ここで前向きに切り替えられるのは上司と部下の信頼関係が築けている前提での話です。

褒めることと叱ることは、上司にとって重要な仕事です。日ごろの働きぶりをよく見て、しっかりとコミュニケーションがとれていると、その効果は高まります。時間が空いたときだけ1on1ミーティングをすればいいという考え方ではなく、予め時間を確保して1on1ミーティングのスケジュールを入れておきましょう。

相手の「タイプ」を理解した、適切なコミュニケーション

コミュニケーションの難しいところは、相手のために良かれと思って行った対応が必ずしも相手に受け入れられるわけではない、というところです。これは、各人が持つ「タイプ」によって、よいと感じるポイントが違っているからです。

アメリカで幅広く使用されているコミュニケーション方式によると、人間は直接目で観察できる行動特性「感情表現を表に出すか、出さないか」「自己主張が強いか、そうでないか」の組み合わせで、4つのタイプに大別できます。

・エネルギッシュでオープンな「プロモーター」タイプ
・論理的で自己主張の強い「コントローラー」タイプ
・人間関係を重視する「サポーター」タイプ
・正確さ、理論を重視する「学者」タイプ

心地よく感じるコミュニケーションスタイルは、各タイプによってそれぞれ異なります。だから、同じ対応をとっても、人によってリアクションが分かれるのです。

たとえば、正確さ、理論を重視する「学者」タイプに対して、常に明るく大きな声で本題と関係ない雑談で盛り上がろうとすると、煙たがられてしまったり、逆にエネルギッシュでオープンな「プロモーター」タイプに、細かい数字の話だけを延々と続けていると、不機嫌になってしまったり…。このような状況に心当たりはありませんか?

スムーズなコミュニケーションをとるためには、自分と相手との違いを認識し、相手がどのようなタイプなのか見極め、相手に合わせたアプローチをすることが大切です。

まとめ

人と関わって仕事をする限り、コミュニケーション能力は必須です。コミュニケーションによるストレスを減らすためには、コミュニケーションをとって距離を縮めていくしかありません。コミュニケーションを取ることで相手が何を考えているかが少しずつ分かるようになり、ストレスが軽減するでしょう。まずは相手の立場に立って考えるところから始めましょう。

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