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働き方改革のカギ!残業の大きな原因である「手戻り」を防ぐためのコツ

現在、国をあげて「働き方改革」が進められています。労働環境における問題点は、国全体としての課題です。さまざまな企業が、長時間労働の改善に向けて取り組み始めています。その長時間労働の大きな原因となっているのが、「手戻り」と呼ばれる仕事の差し戻しです。
それでは、職場で手戻りが発生する原因や予防法について探っていきましょう。


「手戻り」とは何なのか

「手戻り」とはその名のとおり、終わった仕事に修正があり戻ってくることを意味します。「手戻り」があると二度手間になり、新たに取り掛かっている仕事を一旦止めて修正しなければいけないため、余分に時間が取られてしまいます。もちろん、仕事を一旦止めることで他の業務に支障が発生します。
また、一度やり遂げた仕事の修正が入ることは多くの人にとってストレスにもなります。「手戻り」が頻発してしまうと、いつまでたっても仕事が終わらず残業につながったり、精神的に追い詰められてしまったりするなどの悪循環に陥る可能性があるのです。

手戻りが発生する4つの理由

仕事が終わらす残業の要因となっている「手戻り」ですが、コミュニケーションをきっちりとって依頼主のイメージどおりの仕事をすることで大幅に減らすことができます。それでは、手戻りが発生してしまう理由について調べていきましょう。

原因①:進捗を共有していない

依頼された仕事を最初から完璧にすることは大変難しいことです。取り掛かっているうちに新しいアイデアが出てきたり、修正点が出てきたりする場合もあります。よりよいものをつくるうえでの修正は当然発生するものです。この試行錯誤のための手戻りは、必要な時間として予め確保しておきましょう。
ただし、完璧なものをつくろうと意識するあまり、完成まで依頼主に状況を伝えないのは問題です。途中経過を共有することで手戻りを最小限にすることができます。

原因②:万全の準備がなされていない

ビジネスの環境は変化し続けるものです。言われた仕事だけをただこなすのではなく、後に必要になりそうな情報などを予想して準備しておくと良いでしょう。さまざまな状況の変化に対応できるように先を見越した仕事をすることで、依頼主の満足度も上がり、手戻りも減らすことができます。

原因③:仕事のやり方や品質にばらつきがある

仕事のやり方や出来上がりの品質が毎回異なると、依頼主との信用問題にもつながります。一度手戻りで指摘された修正点は次回の仕事にも生かすようにするなど、常によりよい仕事を意識することで手戻りも減っていくでしょう。

原因④:レスポンスや判断が遅い

仕事は相手とのコミュニケーションのうえで成り立つと言っても過言ではありません。返信が遅かったり、質問への判断が遅れたりすれば、仕事そのもののスピードも遅れます。依頼主とのやり取りに時間がかかってしまい、イメージと異なるものになった場合はもちろん手戻りも発生します。仕事をするうえで、スピード感はとても重要なものなのです。

手戻りを防ぐための3つのコツ

現状を改良するうえでの手戻りは必要ですが、できるだけ少ない方がいいはずです。それでは、手戻りを防ぐための3つのコツをご紹介します。

コツ①:徹底的に依頼主の要望を聞き出す

依頼主の中には、完成イメージをはっきり持っていない人もいます。とりあえず仕事に取り掛かってしまった場合、完成したものを見せても「なんかイメージと違う」ということになりかねません。質問を重ねることで、依頼主も頭が整理されて要望がはっきりしてくるでしょう。

コツ②:依頼主の要望を視覚化する

両者の完成イメージのズレを最小限にするためには、本格的に仕事に取り掛かる前に簡単な完成イメージなどを見せ、依頼主のニーズを確認しながら進めるとよいでしょう。この簡単な完成イメージは、あくまでイメージですのでつくり込む必要はありません。要望が明確になってから本格的に取り掛かるようにしましょう。

コツ③:途中段階を共有する

コツ②でお伝えした完成イメージを見せ、修正点がないかどうか聞き出します。そして新たに要望が加えられた場合は、きちんと反映させます。これを繰り返すことで手戻しは最小限にすることが可能です。
また、長期的な仕事になりそうな場合には、今後の仕事の予定を工程表にして視覚化しておくと仕事の抜けや漏れを防ぐことができ、安心して進めていくことができます。このように完成までの間に何度も共有することを意識しておきましょう。

まとめ

仕事をするうえでデメリットとなってしまう「手戻り」は、依頼主の指示を正確に把握することで防ぐことができるのです。そのためには、こまめにコミュニケーションをとることが重要です。
手戻りを少しでも減らすために、「質問力」「視覚化」「共有化」の3つのポイントを押さえて仕事を進めていきましょう。

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