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その会議は必要?有意義な会議をするために意識しておくべきこと

仕事をするうえで、「会議」はどの職場でも存在します。しかしその会議、本当に必要なのでしょうか。会議をするためには、参加者の予定を調整し、場所の準備をし、時間を拘束する必要があり、後処理なども発生します。目的のない会議は時間と労力の無駄遣いであり、チームの生産性を著しく損ねてしまいます。目的を達成するための有意義な会議を行うために、どうすればいいのか考えていきましょう。


無駄な会議にありがちな5つの共通点

無駄な会議の特徴を5つご紹介します。
ご自身のチームの会議を振り返り、当てはまる部分があったら改善するようにしましょう。

特徴①:会議の目的がない

毎週行われる報告会議や、毎月の定例会議などを想像してください。毎週チームで集まり、特に発言もせずに報告だけを聞いているといった状況はないでしょうか。報告だけであれば、メールでも可能です。さらに朝礼があれば、重要なことはタイムリーに共有することができます。
チームで決めなければならないこと以外は、日々の「報告・連絡・相談」で済ませられる場合が多いです。他の手法で代用できないのか今一度考えてみましょう。

特徴②:決定を先送りにする

会議で一からチーム全員の意見を聞いていくと、時には意思決定が長引いてしまったり、結論が出なかったりする場合があります。仕事をするにはスピード感も非常に重要です。会議の場で決められるように、予め上司に確認をとっておくなどの工夫をしておきましょう。

特徴③:会議の終了時間を守らない

会議での話し合いが長引いて、終了予定時刻をいつの間にか過ぎてしまっていたという状況はよくあります。「時間が長ければ、会議の中身も良い」というわけではありません。予めそれぞれの議題にかかる時間を予測しておいたり、必要な資料は参加者に読み込んできてもらったりするなど、会議時間を長引かせないように心がけましょう。

特徴④:座っているだけの参加者がいる

会議でただ座っているだけの参加者はいませんか?例えば、3人の不要なメンバーが1時間ただ座っていることは、合計3時間分もの会社の労働力を無駄にしているということなのです。会議に参加すべき従業員をしっかりと検討し、参加者には目的意識を持って参加してもらうようにしましょう。

特徴⑤:不要な資料がある

特に報告会議の場合、紙の資料が配られる時があります。その数が多いと資料を用意する労力もかかりますし、資料を読む側も何が重要なのかわかりにくくなってしまうでしょう。必要な部分が的確に伝わるよう、最小限の資料に留めるようにし、議論に集中できる会議をつくり上げていきましょう。

会議の最後に確認しておくべきこと3点

せっかく会議を開いたところで、会議の最後に確認を怠ってしまっていては非常にもったいないです。
それでは、会議の最後に確認しておくべき3つのことをご紹介します。

確認すること①:会議での決定事項

会議はやりっぱなしでは意味がありません。メンバーで意見交換ができたら、明確なアウトプットをすることが重要です。「誰が」、「何を」、「いつまでにすべきか」を共有し、実際に実行することで会議は活かされます。
議事録で共有するという方法もありますが、会議中にリアルタイムでホワイトボードなどに決定事項を書き込んでいき、会議の最後にホワイトボードを全員で確認すると、簡単に決定事項を共有できます。

確認すること②:次回までにやるべきこと

会議の中には、その場で決まりきらないこともあります。その場合、次回の会議までに何の情報が必要なのか、何を考えてくる必要があるのかなどを共有しておきましょう。次回の会議までにやらなければいけないことに対しては、期限を設け、対応できているのかも把握しましょう。実際に行動してこそ、会議の意味があります。

確認すること③:次回の予告

次回の会議で何を決めるのかを予告しておくで、各々が準備しなければいけないことなどが明確になります。事前準備をしておくと、頭の中も整理されて議論もすぐに始められ、効率的に会議を進めることができます。

まとめ

ただメンバーが集まって、報告を聞くのが会議ではありません。必要性のある会議を効率的に行うことで無駄な時間を省くことができ、結果的に残業の削減になります。また、事前に可能な準備をして積極的に意見を交換することは、チームの生産性の向上にもつながるのです。
ご自身の会社の会議を見直し、「働き方改革」を邪魔してしまう無駄な会議をしていないか、今一度振り返ってみましょう。

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