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未来志向の場を目指そう!部下との個人面談の目的とポイント

部下との個人面談は、定期的に行ないたいものです。しかし、ただ継続して行なえばいいというものではありません。部下を成長させるために行なうのが個人面談であり、その目的を果たすためには部下から本音を引き出すことが必要です。今できていないことを責める場ではなく、将来目指したい像や目標設定など、未来志向の場である必要があるでしょう。

形式的な個人面談は意味がなく、部下が不平不満を溜め込む要因にもなります。あくまでも前向きに話を進めることが大切です。個人面談が有意義になるポイントを確認しておきましょう。

個人面談を行なう場所は?時にはオフィス以外の場所でもOK

冒頭でもご紹介したように、個人面談は日頃見過ごしがちな部下の本音を聞き出し、そのうえで今後の目標設定を行ない、成長につなげていくためのものです。そのため、話しやすい場所を選び、話す内容にも意識を向けましょう。

上司と一対一で話すこと自体に緊張やストレスを感じてしまう部下は少なくありません。あえて対面で話さず、横並びに座れる場所を選ぶのも一つの方法です。内容を選ばず話してもらうためには、人の目が届かない場所を選ぶことも重要でしょう。

また、個人面談は会社で行なうものだと思い込んでいる方もいるのではないでしょうか。情報を持ち出さねばならない場合は社外に出られないこともあるかもしれませんが、個人面談は必ずしも会社内でやらねばならないものではありません。

オフィスを出て、近くのカフェや公園で行なうなど、場所を変えてみることで話しやすい雰囲気になることもあります。

内容はあくまでも前向きに。愚痴や不平不満をぶちまけるだけで終わらないようにします。また、基本は部下に話をさせ、上司は傾聴に徹しましょう。

個人面談を失敗させないための注意点とは

価値のある面談を行なうためには、上司の「聴く姿勢」「傾聴」が大切です。以下のような状態に陥っていないか、確認してみましょう。

NGポイント

  • 上司の経験談・精神論を伝える場になっている
  • 部下の問題解決が面談のゴールになっていない
  • 話が広がりすぎて着地点が見えなくなっている
  • 部下が本音を言えず、建前だけを言う場になっている

面談は、上司が思う方向に部下を誘導する場ではありません。部下よりも長く仕事に携わってきたため、仕事に熱い上司であればあるほど、仕事に対する心構えを伝えたい、道を示したいといった欲求を抱くかもしれません。

しかし、あくまでも個人面談は部下を主体におくべきもの。誘導はもちろん、上司からの一方通行な場になってしまわないよう注意しましょう。

以下のポイントを押えておくことが、個人面談を成功に導きます。

  • 傾聴の姿勢
  • 課題・テーマに連続性を持たせる
  • 部下に成功体験を持たせる
  • 自己評価と他己評価とのギャップを認識させる
  • 上司も話題のネタを用意しておく

個人面談のたびにメインとなるテーマを変えてしまうと、一回きりのぶつ切り状態になってしまいます。課題・テーマに連続性を持たせることで、時間の経過とともに部下がどう成長してきたのかを面談のたびに確認することができるでしょう。さらに、そのときの課題を面談で少しずつ解決していくことで、部下は成功体験を持つことができます。

自分から口火を切ることが難しい部下に対しては、上司がきっかけとなる話題を提供しておくことも有効です。アイスブレイクとしてのプライベートについての話題や、具体的に褒められるポイントを整理しておくとよいでしょう。

個人面談を部下の成長につなげよう

コミュニケーションは、本来わざわざ機会を設けなくても取れるものです。しかし、あえて会社の制度として「個人面談」とすることで、意識・継続して続けやすい側面もあるといえます。

人間関係には相性があるため、何もなければ心地いい関係性だけに留まってしまいがちですが、「個人面談」とすれば、必然的に上司・部下がしっかり話をする場を設けることになります。関わって相互理解が進められれば人間関係が深められますし、信頼関係も構築できるでしょう。信頼関係を築くには質と量が必要。効果的な個人面談は質・量ともに効果的なコミュニケーション手段だといえます。

また、個人面談のもうひとつの意義は「部下の成長」です。部下の成長に関しては、3つのポイントがあげられます。

  • 部下に任せている仕事の意義、任せた意図を伝える
  • 部下が仕事の優先順位を判断する基準、材料を得られる
  • 部下のキャリア、能力の開発に対して情報を共有できる

部下が目指したいキャリアの方向を共有し、応援していることを伝えることは、上司の大切な役割であり、個人面談が担う役割です。

まとめ

優秀な部下を育てることが会社の成長にもつながる
個人面談には、「目標設定面談」「中間面談」「フィードバック面談」など、目的に応じてさまざまな種類に分けられます。行なう時期や目的は異なりますが、共通して注意したい点は、ただ不平不満を述べるだけの場や上司が誘導するだけの場になってしまわないようにすることです。

あくまでも主体は部下。面談が部下の将来について話し合えるような前向きな場になるには、日頃のコミュニケーションもおざなりにはできません。信頼関係を築き、面談が形式的なものにならないよう、上司が意識して取り組むようにしましょう。

部下を成長させることは上司であるあなたの成長にもつながり、会社の成長の礎にもなるのです。

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