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単なるルーティンではもったいない!想像以上の効果が出る部下との「面談」の秘訣

会社で行なわれる上司と部下の「面談」。ただの義務感から行なっているだけの上司・部下もいるのではないでしょうか。面談は部下の成長のために重要なものです。部下の成長は会社全体の生産性向上にもつながるため、形式的な面談を続けていてはもったいないといえるでしょう。

「面談」とは何なのか。意味のある面談の方法とは何なのか。改めて考えてみましょう。

面談を行なう理由とは?面談の4つの種類と目的を理解しよう

そもそも、なぜ部下との面談を行なう必要があるのか、根本的なことですが考えてみたことはあるでしょうか。面談は、上司から何かを言う場ではなく、部下から話を引き出す場です。ふだん仕事中に吸い上げられない部下の本音や困りごと、今関心を抱いていることや目標などを聴く貴重な機会だと捉えましょう。

上司が部下に対して行なう面談は、一つだけではありません。ここでは、主に行なわれる4種類の面談について確認しましょう。

目標設定面談

「目標管理制度」を導入している場合に行なう面談です。部下が仕事で達成すべき目標について、部下の意思を反映しながら進めていきます。

中間面談

目標設定面談で定めた部下の目標についての進捗を確認するために行なう面談です。目標設定面談時から現状までの取り組み内容の振り返りを行ない、改善すべき点がないか一緒に考えます。進捗が芳しくない場合も、ただ叱責するのではなく、どうすれば設定した目標を達成できるのかについて、部下と一緒に考えてみましょう。

自己評価申告面談

一つの仕事を終えたあとや期の区切りなどで、仕事に対してどのように取り組んだのか、目標達成はできたのかといった項目について話す面談です。「自己評価」のため、あくまでも結果に対して話すのは部下です。上司から見えて「こう思う」のではなく、部下自身が自らの仕事について振り返り評価を下す場とします。

フィードバック面談

人事評価の結果を踏まえ、上司から部下にフィードバックするための面談です。そのため、会社によっては「評価面談」と呼ばれることもあります。

人事評価だけでは、「なぜ、その評価になったのか」がわからないこともあるでしょう。特に、部下が思っていたよりも評価が低かった場合は、理由がわからなければ部下のモチベーション低下につながり、不平不満を溜め込んでしまうことになるリスクもあります。また、ポジティブな評価であっても、評価の理由をあらためて伝えることで、より部下のモチベーションを引き上げ、自信をつけさせることができるでしょう。

フィードバック後には、次の目標や課題の検討も行ないます。

上司・部下別の面談のコツ

面談をする際に気をつけておきたい、上司側・部下側それぞれのコツについて考えてみましょう。

上司

上司は、あらかじめ面談の進め方をイメージしておくことが大切です。当日は部下が話しやすい環境を整えることが重要です。フィードバック面談の場合、人事評価が本人の予想よりも低いこともあるでしょう。ネガティブになりそうな内容で面談を行なわなければならないときほど、はじめに空気を軽くしておくことが大切なのではないでしょうか。

フィードバック面談では人事評価が手元にあるでしょうが、その他の面談で効率よく面談を進めるためには、事前に目標の達成度や自己評価を記しておいてもらったものを準備しておくといいでしょう。

部下

面談当日は部下が話すことがメインです。しかし、面談のアポイントは上司の都合を優先させましょう。日時が決まったら、当日までに面談の準備をしておくことも忘れずに。面談時間は限られているため、わかりやすく要点を伝える努力が必要です。同時に、上司から訊かれるかもしれない点についてもあらかじめ想定しておくと、安心して当日を迎えられますよ。

モチベーションを下げる面談の特徴とは

せっかく時間を設けて面談を行なうのであれば、モチベーションを上げる結果を出したいものですよね。しかし、なかにはモチベーションを下げるだけで終わってしまう面談も行なわれているのです。

モチベーションを下げてしまう面談には、以下の特徴があります。

  • 不平不満をただぶつけるだけの感情的な場になってしまう
  • 不平不満、悩みごとを抱えていそうな素振りはあるが、一切明かしてくれない
  • 上司からの評価と部下の自己評価とに開きがあり、双方が折れずに平行線を辿り続けている
  • 表面をなぞるだけの形式的な面談で終わってしまう

上司がやってしまいがちな例として多いのは、「論理的」かつ「ドライ」に話してしまうこと。これでは、部下側も心を開けず、本音を話しづらくなってしまっても仕方がないでしょう。

もう少し感情ベースで話せるよう、はじめにアイスブレイクから始め、必要に応じて上司自身の体験談を織り交ぜるなど、フランクな場をつくりましょう。

まとめ

部下の成長を促せる面談を目指そう
効果的な面談は、部下のモチベーションを上げ、仕事の生産性向上にもつなげられます。そのために重要なものは、面談を部下とのコミュニケーションだと認識すること。形式的な面談は、上司・部下ともに「ただやっている」だけのものになってしまい、意味のない時間となってしまいます。

部下が話しやすい場をつくり、成長の道筋を一緒に考えられる面談を目指しましょう。

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