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パフォーマンス管理

仕事効率をアップさせよう!業務細分化の方法とメリット

何から手をつけたらいいのか判断が難しいプロジェクトの場合、やみくもに手をつけるのでは、結果的に膨大な時間と手間がかかってしまいがちです。

仕事を効率的に進めるために有効なのが、業務内容を細分化し、タスクとして可視化すること。この記事では、タスクとして細分化する方法やメリットをご紹介します。

「タスクの細分化」とは?

「細分化」とは、文字どおり、「細かく」ものを「分ける」こと。業務内容を細分化させることは、大きな仕事を小さいタスクに分けていくという作業を指します。
どのように仕事をやるのか?を考える前に、何をやるのか?を明確にし、整理していくプロセスです。

仕事のタスク細分化のメリット

業務量とプロセスの可視化

細かくタスク分けすることで、業務量が可視化され、大枠のままでは見えてこなかったプロセスがわかりやすくなります。その結果、どの業務からどのように進めていくことが一番効率的であるのか考えやすくなります。

社内分業が可能に

業務量やプロセスが明確になると、自分だけではやりきれない部分を同僚に手伝ってもらったり、他部署に依頼したほうが効率的な業務を見極めたりすることができるようになります。また、近々必要になりそうな業務を事前にオファーしておくこともできます。
締め切りに間に合わなかったという事態や、突発的に他部署に依頼しなければならないケースはぐっと減らせるでしょう。

モチベーションの低下防止

ある企画書を書かねばならないとき、タスクを細分化していない状態では、企画書が完成しているのか、していないか、の2択での判断になります。これは、「今日もできなかった…」と自分自身に負の感情を抱いてしまう事態に陥りやすいといえるでしょう。
一方で、タスクを細分化しておくと、「今日は忙しいけれど、このタスクだけは終えておこう」とスムーズに判断でき、実行できます。1日を終えたときに、「今日はここまで進められた」と思えることで、自己肯定感やモチベーションの低下が防げるのです。

細分化を成功させる二つのポイント

仕事を細かいタスクに分けていくのは、簡単なようで案外難しいもの。実際にうまくできる人は決して多くはありません。働くなかで、業務の細分化について学ぶ機会がほとんどないのがその理由です。

では、具体的にどのようにすれば業務を細分化できるのでしょうか。ポイントはたった二つです。

できるだけ細かいプロセスに分ける

一つ目のポイントは、業務をできるだけ細かいプロセスに分解することです。これは作業手順をつくることとほぼ同じこと。手順がわかれば着実にゴールに向かって進められるでしょう。
文書をつくるのであれば、「資料を用意する」「パソコンを立ち上げる」「テキストファイルを開く」「書く」といったことです。こうした多くの人が経験したことのある業務は、「業務の細分化」が容易にできるはずです。

プロセスごとに目的を設定する

ただプロセスごとに切り分けただけでは、業務を細分化したことにはなりません。作業効率を上げるためには、プロセスごとに「なぜ?」を突き詰めることが大切です。
一つひとつのプロセスの目的を考えることで、どの業務が重要か、無駄な業務がないか、を見極めることができます。

タスクの細分化の例を紹介

タスクを細分化する際のやり方は人それぞれ。そのうちの一つが箇条書きにしてリストアップする方法です。
例として、プレゼン資料をつくる際のタスクの細分化をあげてみます。

■プレゼン資料をつくる(ゴール)
 1.情報の分析(プロセス)
  ・顧客の会社規模の把握(目的)
  ・年齢・性別分布の把握
  ・欲している情報
  ・期待すること
  ・期待以上の成果を提供できるかどうか
 2.目次の作成
  ・プレゼンのストーリーを考える
  ・分析したターゲットの属性の反映の確認
  ・想定ターゲット属性
 3.資料作成
  ・目的に沿ったページ作成
 4.レビュー
  ・自分自身でのレビュー
   ・文章はわかりやすいか
   ・文章量は適切か
  ・上司に依頼する
   ・事前情報なしにレビューを依頼する
   ・実際にリハーサルとしてプレゼンを行う
 5.加筆修正
 6.レビューと加筆修正を完成まで繰り返す

このように、下層にいくにつれタスクが細かく分かれていくことがわかります。

まとめ

漠然と「この仕事がミッションだ」と捉えて仕事に臨むのと、タスクの細分化して「この仕事をこなすために今必要な業務はこれだ」と理解して取り組むのとでは、後者のほうが仕事の進捗を確認しながら効率的に進めることができます。細かいスパンで目標が達成できるため、モチベーションの維持にも効果的。個人レベルだけでなく、部署や会社全体の仕事が効率化できる可能性があります。
組織内での仕事の進め方やタスク管理に困っている方は、ぜひ細分化を取り入れてみてはいかがでしょうか。

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