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パフォーマンス管理

仕事の所要時間を正しく見積もってパフォーマンスアップを!

「3日で終わると思った仕事に1週間かかった」「締め切りを守るのが苦手」など、所用時間の見積もりが苦手な人は少なくないでしょう。上手に時間を見積もるにはどんな方法があるのでしょうか? またタイムマネジメントの上達に欠かせない姿勢とは?

細かなアクションの所要時間を意識する習慣をつける

ある社員が仕事を任され「半日あればで終わるかな?」と思ったとしましょう。ところが実際に動き始めてみたら、資料探しだけで半日が経過し、さらに資料の読み込みに2時間、企画の構想に1時間、と時間がどんどん過ぎてしまう……。そんな事態は好ましくありません。

そうならないためには、日頃から仕事を細分化して、アクション別に所要時間を意識する習慣をつけておくことが大事です。

自分の経験をベースに「このジャンルのリサーチには1日かかるぞ」「この程度の資料なら10分で読める」「図表が必要な書類の作成には60分かかる」「企画書の見直しと修正には30分必要だろう」などと所要時間を把握し、データとして自分の中に蓄えておけば、依頼された仕事にかかる総時間を予測しやすくなります。また、時間を見積れるようになると、その時間内に仕事を終わらせようという意識も芽生えます。

幹部クラスやハイパフォーマンスを見せる社員たちは、こうしたタイムマネジメントを当たり前にこなしているのではないでしょうか。しかしながら、社内を見渡せば、時間の使い方が不得手な人もいることでしょう。

時間の見積もり術を身につけるには、新人を企業に定着させるために行われるオンボーディングの発想が役に立ちます。

企業は、知識、技術、コミュニケーションに役立つ情報など新人に伝え、いち早く戦力化する努力をしています。それがオンボーディングと呼ばれる取り組みです。その初期段階で、企業は自社の業務分析を行い、細分化した情報を順序立てて新人に伝えているのです。

その手法を応用し、抱えている仕事を細分化して、アクションごとの所用時間を一つずつ積み上げていきます。そうすれば、仕事を終えるまでにどれくらいの時間がかかるかを見積もるのは難しくありません。

締め切りに間に合えば満足? 仕事は重要度の高いものから

時間の見積もりが不得意な人は、締め切りやスケジュールに振り回される傾向にあるのではないでしょうか。

日めくりタイプや1週間単位など、短いスパンのスケジュール帳を使っている人は、1~2カ月を見渡せるタイプに切り替えるだけで、「締め切りまであと何日」と日頃から意識できるようになり、時間との向き合い方を変えられます。

ToDoリストの使い方も見直してみましょう。ToDoリストを使っている人の中には、自分が抱えているタスクを書き出しただけで満足してしまう人もいるようです。しかし当然ながら、タスクを書き出しただけでは仕事を効率よく進めることはできません。書き出したあとは、重要度を考慮して並べ替えて、上から順に処理していくことをおすすめします。

タイムリミットを基準にしてタスクに優先順位つけるやり方もあります。しかし、時間制限が仕事を組みたてる判断基準になってしまうと「締め切りを守った」という達成感によって、重要度の高いタスクが先送りにされてしまう恐れがあります。

また、簡単にできるタスクから順にこなしていく人もいるのではないでしょか。このケースは、量をこなしたことによる達成感で、大事なタスクがおろそかになる危険があります。やはり、ミッションの核となる「重要事」を早い段階で片付けて、簡単にできることは後からにしたほうが、時間の使い方は充実したものになるでしょう。

適切なスケジュール帳を使う、ToDoリストを活用し重要タスクをやり残さないような予定を組む、こうした手法を試すことで時間との向き合い方を変えていけます。

タイムマネジメントは能動的なスタンスで

タイムマネジメントのコツがつかめてくると「15分あればこれができる、30分あればあれもできる」などと、すきま時間の使い方を思いつくようになるでしょう。

すきま時間を活用するためには、何らかの準備が必要です。資料を読むのか、企画書を仕上げるのか、問い合わせのメールに対応するのかなど、アクションの内容によって、必要なツールが変わりますので、先を見越して準備しておかなければ、すきま時間は活用できません。

この先、どのタイミングですきま時間が生じそうかを読み、その長さで何ができるかを判断して、必要なツールを用意しておく。そう考えると、すきま時間の活用はやや高等な技術と言えるかもしれません。

また、当然ながら誰にとっても1日は24時間しかありませんので、すきま時間にも限度があります。やはり本質的には、すきまではない時間にどれだけ仕事ができるかを見積もって、そちらに力を注ぐのがビジネスパーソンの本筋でしょう。

時間を有効に使ってパフォーマンスをアップさせるためには、能動的な姿勢でタイムマネジメントに取り組むことも大切です。何のために働いているのかを見失い、スケジュール帳に書き込まれた予定に振り回されるような受け身な毎日を送っていると、時間を有効に使う能力が失われていきます。

取り組むべき課題を明確にして、どうすれば完遂できるかを検討し、必要となるアクションを細分化してスケジュールを立てる。そんな能動的なタイムマネジメントを繰り返すことでこそ、時間の使い方は上達していくのです。

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