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テレワークの課題と解決策を徹底解説!やっぱりコミュニケーションは最重要!?

新型コロナウイルス感染症(COVID-19)の拡大により、テレワークへ切り替えた会社も多いのではないでしょうか。しかし、突然のテレワークにより、従業員同士のコミュニケーション不足や業務において、さまざまな弊害が生じてしまう可能性が高くなります。
それにより、「会社機能の低下」や「売上・利益の減少」「サービス品質の低下」も予想されるでしょう。

では実際に、テレワークを実践している従業員は会社から離れて働くことで、どのような課題を感じているのでしょうか。今回はテレワークの課題とその解決策についてご紹介します。

テレワークの課題と解決策

冒頭でもお話ししましたが、突然のテレワークにより、会社の売上・利益の減少が予想されます。そうならないためにも、会社の経営者や幹部、人事担当者はまず、テレワークの課題やその解決策をしっかり理解する必要があります。下記はテレワークの課題と解決策について解説しています。今回の記事がテレワークを行っている皆さまのお役に立てれば幸いです。

コミュニケーション不足

上司と部下は日々、コミュニケーションを取りながら業務管理をしています。それにより、部下が効率的に働いているのか、モチベーションが下がっていないかを見ることができます。ただテレワークになると、対面でのコミュニケーションが取れません。上司は部下の業務進捗が把握できなくなるので「タスク漏れ」が発生。チームとしての生産性が下がる可能性もあります。

さらに、テレワークで不安を抱えるのは上司だけではありません。部下も対面でのコミュニケーションが取りづらくなるので、不安やストレスを抱えてしまいます。例えばテレワーク中、「気になっていることがあるけれど、こちらから言い出しづらい…」「迷惑をかけたくないので、体調が悪くても働こう…」など、部下は不安やストレスを抱えながら働いているかもしれません。

この課題を解決するためには、上司は、部下がコミュニケーション頻度の低下によってフラストレーションが溜まっているものだと考え、より多めにコミュニケーションを取ることを心掛けるべきでしょう。また、できるかぎり会社でのコミュニケーションに近いツールとして、Web会議システムや、グループチャットツールを頻繁に活用しましょう。できるかぎり、会社全体でのコミュニケーションも取るようにするのです。

テレワークで成功している会社を見ると、上司はリモートで作業をしているチームメンバーと毎日15〜30分のチームチェックインをしています。ここでチームメンバーの体調や業務進捗を共有するのです。

リーダーとチームメンバーのコミュニケーションがしっかり取れていれば、そこに信頼関係が生まれていきます。お互いにコミュニケーションを取り合って、個人のパフォーマンスだけではなく、チームのパフォーマンスも高めることができるでしょう。アメリカではこのチェックインが主流となっています。会社側はテレワークでも働きやすい環境を従業員に与える必要があります。

テレワーク長期化による孤立

会社はたくさんの人が集まって、チームで社会的価値を生み出すもの。チームが一つになって突き進むためには、上司と部下、従業員全員との信頼関係や協力関係が必要になります。ただ、テレワークには「孤立」という問題があります

正社員であれば、たとえ残業をしなかったとしても週に40時間(8時間×5日間)を会社で過ごしています。つまり毎週40時間を会社の仲間と過ごしていると言えるでしょう。1カ月で考えると168時間です。

このように従業員が長期間にわたって自宅で孤立してしまえば、会社に対するエンゲージメントは下がり、会社を辞める意思が高まる可能性さえあります。特に、チームメンバーと頻繁にコミュニケーションを取っていた外向的な従業員が、孤立によって離職してしまうというケースも多くなっています。

この課題を解決するには、「従業員同士が積極的にコミュニケーションをとり、互いに励ましあう」そのような環境を作り出すことです。そのためにも、会社主催のイベントを積極的に開催していきましょう。例えば「オンライン飲み会」を開催するのもよいでしょう。オンライン飲み会は、参加者が自宅のパソコンやスマートフォンの前にお酒とおつまみを用意し、ビデオチャットを通じて会話を楽しむ飲み会のことです。

オンライン飲み会では、出かける準備や交通費が不要なだけでなく、インターネット環境、ビデオチャットツールがあれば国内外誰でも参加することが可能です。また、用意するのは自分の好きな飲食物だけ、といった非常に経済的かつシンプルな飲み会であり、気軽に開催することができます。インターネット上でありながらも、まるで本当の飲み会のように楽しめることから、こうしたオンライン飲み会の人気が高まっています。

従業員同士「今、食べている料理はなに?」「あの家具おしゃれだね!」など、自宅でWeb通話をしているからこそのテーマで盛り上がることができるでしょう。仕事の話だけではなく、プライベートの話もすることで、お互いの信頼関係も深まるのではないでしょうか。

また最近では、慣れないテレワークで疲弊している従業員を救うために、HRシステムを導入する会社も増えてきています。テレワークにより、「部下とのコミュニケーションが疎遠になった」「従業員のモチベーションが下がっていないか不安」などのお悩みを抱えている方は、この機会にHRシステムを導入してもよいのではないでしょうか。

上司から進んでコミュニケーションの場をつくり、従業員との信頼関係や協力関係を築き上げていきましょう。

セキュリティの問題

テレワークの場合は、オンラインでの文書のやりとりが基本となるので、今まで以上にセキュリティを強化しなければなりません。例えば、従業員のパソコンにセキュリティソフトをインストールせず使用した場合、データの紛失や流出のリスクが高まります。もしも会社で管理しているお客様の個人情報が流出した場合、会社の「サービス品質の低下」「売上・利益の減少」だけではなく、営業停止、倒産の可能性もあります。

テレワークを行う前に、従業員全員のパソコンにセキュリティソフトを入れるのは当たり前ですが、「適切でないWebサイトを閲覧していないか?」や「適切でないソフトウェアをインストールしていないか?」などもチェックする必要があるでしょう。会社はそれらを自動で行うソフトウェアの導入も検討するべきです。前もって準備ができるのなら、リモート接続ソフトや、シンクライアントなどの導入も検討してみてはいかがでしょうか。

集中力の散漫

4月7日(火)、安倍晋三内閣総理大臣より、緊急事態宣言が発令されました。これにより、都市部の保育所や学校の臨時閉鎖が決定。今もなお、通学できない学生も多いのではないでしょうか。お子様を持つ会社員からすれば、子供と一緒に過ごせる時間が多くなるものの、「子供を見ながら仕事をしているので集中できない」という方も多いそうです。

ある調査によると、新型コロナウイルスの影響で「在宅勤務」を実施したワーママ(会社で働くお母さん)に、「お子様を見ながら在宅勤務を行った際、仕事の集中度合いはいかがでしたか?」と質問したところ、4分の3以上にあたる75.5%の方が「集中できない」と回答する結果となりました。テレワークは、集中力が散漫になるだけではなく、自粛している子供に不安やストレスを与えてしまうという課題もあるのです。

この課題を解決するためには自宅に仕事、そしてプライベート(育児や介護)のスペースを確保することが重要です。

どうしても同じ部屋で業務をしなければならない場合は、カーテンなどによる仕切りを付けたり、お互いに会話や音楽、テレビなどの音量を下げたりする配慮も必要でしょう。また、学校や保育所の閉鎖により、通常であれば発生しなかったような子育てに対する責任を家族から任される可能性も高くなります。在宅ワークを行う場合、今回のような場合に限らず普段と同じ状況であっても、家族からの家事育児に対する要求は高まります。これには各家庭における、在宅ワークへの理解も必要となってきます。

会社は、各従業員の在宅ワーク環境を把握するとともに、全従業員に対するアドバイスや、その家族が在宅ワークへの理解を高めてもらえるためのサポートも行うべきでしょう。

▼【MotifyHR】在宅ワーク応援プロジェクト▼
https://motifyhr.jp/plan/support202004/?form=motifyjp

まとめ

今回の記事では、テレワークの課題とその解決策についてご紹介しました。新型コロナウイルス感染症の感染拡大に終わりが見えないため、テレワークという働き方の需要はさらに高まっていきます。ただ、慣れないテレワークにより、従業員同士のコミュニケーション不足や業務において、さまざまな弊害が生じてしまう可能性が高くなります。そうならないためにも、Web会議ツールやHRシステムを活用し、チームメンバーとコミュニケーションを頻繁に取ることで「どのような状況でも会社組織として柔軟に対応できる働き方」が実現できるでしょう。今回の記事が皆さまのお役に立てれば幸いです。

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