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テレワーク

テレワーク導入でオフィスをコンパクト化!減らした固定費は従業員に還元を!

働き方改革が推進され、政府は労働力確保のために多様な働き方を可能にする一策として、全国的にテレワークの導入を進めています。当初はなかなか浸透しなかったものの、2020年1月から日本国内で急激に新型コロナウイルスの感染が拡大したことをきっかけに、テレワークを取り入れる企業が急増しました。
もともとテレワークの導入に前向きだった企業だけでなく、今回のコロナ禍の影響で急遽スタートしたという企業も多くありました。、実際に取り入れたことにより、テレワークが持つ多くのメリットを実感できたのも事実。なかにはテレワークのメリットを活かして大幅に経費を削減した企業もあるようです。

テレワークの導入でコスト削減できるものとは?

テレワークにはいくつかの働き方があります。例えば、自宅で業務を行う「在宅勤務」、出先や移動中にパソコンや携帯電話で業務を進める「モバイルワーク」、専用や共同のサテライトやレンタルオフィスなどの勤務先以外の場所で働く「サテライトオフィス勤務」などです。

今回は新型コロナウイルス感染予防のために外出を控える必要があったため、多くの人が在宅勤務を行っていたのではないでしょうか。そうなると、オフィスはほとんど使われない状態になり、家賃などの固定費だけは毎月必要ですが、水道光熱費などはもちろん下がっていきます。さらに、毎日のように公共交通機関を使って通っていた従業員の通勤時間も費用も掛からなくなるのです。

テレワークの導入時にかかる費用についても事前にチェック

もちろん、テレワークをスタートする際には、今までよりも追加になってしまう経費や費用が出てきます。例えば以下のようなものが考えられるでしょう。

  • 従業員が自宅で使えるパソコンやスマートフォン、タブレット端末など
  • 自宅用のインターネット環境(光回線、モバイルWi-Fiなど)
  • 自宅作業のためのデスクや椅子など
  • 勤怠管理やコミュニケーションのためのWeb会議システム・ツール

もともと自宅での勤務を想定していなかった場合、こういった周辺機器のための費用はどうしてもかかってくるものです。さらに、テレワークには従業員同士の連絡やコミュニケ―ション手段が必須のため、Web会議システムやチャットツール、必要に応じて勤怠管理ができる仕組みなども用意する必要が出てくるでしょう。しかしこれらは、通常の通勤時と変わらない作業効率やさらなる生産性向上を叶えるためには、必要な設備投資といえるのではないでしょうか。

今までのオフィスはもういらない!テレワーク移行でオフィスサイズを縮小

2ヵ所の賃貸契約を完全に解除し、オフィス維持にかかる経費の多くを削減できた企業があります。この企業は大都市の中心地にオフィスを構えていましたが、社外での活動が多く、ほとんど使用していなかったそうす。そこで、今回の新型コロナウイルスの感染拡大のために始まったテレワークをきっかけに、1ヵ月間の実験期間を設け、そのまま完全にテレワークへと完全移行しました。もちろん、テレワークにはメリットが多い反面、デメリットや不安要素も残ります。そういったモノを事前に洗い出し、細かく検証、補うためツールやシステムをしっかりと整えたらからこそ、完全テレワークが成功したのです。

そして同社では、オフィス解約で削減できたコストを社内や顧客へ還元。販売単価を下げ、商品開発費に投資し、待遇改善としてきちんと従業員へ還元しました。テレワークの細かなメリット・デメリットについては、また改めて別の記事でご紹介することになるでしょうが、その企業の代表が語っていたことを一部ご紹介しましょう。

「テレワークにはメリット・デメリットの両方あり、そしてそれは大きなチャンスにもなる」ということです。実際、企業によってはメリットよりもデメリットを強く感じ、テレワークをあきらめる企業もあるでしょう。しかし、見方や考え方を少し変えるだけで、テレワークがもたらすチャンスがあるというのです。

それは、

  • 上司が変わり、マネジメント力がアップする
  • 従業員が変わり、自立・自走できるようになる
  • 結果、会社が変わる!

ということです。

先述のテレワークに必要となる環境整備などはあくまでも物理的なもので、企業によって大きく変わるものではないでしょう。しかし、テレワークによって働く人が変わるためには、企業として綿密な仕組みが必要となるはずです。テレワークを本当に成功させるためには、モノだけでなく、取り組む人も大切なのではないでしょうか。

テレワークに使える国からの助成金を積極的に活用!

実際にテレワークを取り入れる際には、国からの助成金活用がおすすめです。各省庁や東京都による各種助成金や補助金などをうまく使うことで、テレワーク導入にかかる費用の負担を減らすことができ、従業員の就業環境もよりよくしていくことができるでしょう。

▼厚生労働省:働き方改革推進支援助成金(テレワークコース)▼
https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/koyou_roudou/roudoukijun/jikan/telework_10026.html

まとめ

新型コロナウイルスをきっかけに急激に広まったテレワーク。しかし今後は、働き方の選択肢の一つとしてさらに多くの企業で取り入れられ、広まっていくのではないでしょうか。テレワークの成功にはメリット・デメリットをしっかりと理解し、自社にあった解決方法を検討しておくことです。現在では物理的な距離を補うためのWeb会議システム・ツールもさまざま出ていますので、積極的にHRテックなどを活用していくことが成功の秘訣。この記事がテレワークを始める企業の方々の一助となれば幸いです。

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