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ビジネスの基本中の基本!「報・連・相」の重要性と注意点

「報・連・相(ホウレンソウ)」は働くうえで、基本中の基本となるコミュニケーションです。
「報・連・相」をスムーズに行うことで、チーム全体の風通しがよくなり、意思疎通がしやすくなります。特に、若手社員はしっかり上司に「報・連・相」ができるように心がけましょう。それでは、「報・連・相」の重要性や注意点などをお伝えします。

ビジネスの基本!「報・連・相」とは

社会人になると、「報・連・相」は重要だという話をよく耳にします。「報・連・相」とは、「報告」「連絡」「相談」を略したものです。特に部下から上司へ、適切なタイミングで正確に報告・連絡・相談をする必要があります。部下からの報告により、上司は仕事の状態を把握し、次の動き指示することでトラブルやミスを回避することもできます。「報・連・相」のそれぞれの意味を確認してみましょう。

報告

上司から指示された業務や、部下の担当業務に関する経過や状況を、正しく伝えることです。報告をすることによって、業務全体の進捗状況の把握や、ミスやトラブルへの早期対応ができます。

連絡

仕事における決定事項や、事実などを周りの人たちに知らせることです。報告同様、自分の感情や予測ではなく正確な事実を伝えましょう。チーム全員が知っておくべき情報は、朝礼で発表をしたり、一斉にメール送信したりしましょう。さらに社内で掲示するなどの方法も効果的です。できるだけ伝え漏れがないように、いくつかの方法を組み合わせて伝えておくと安心です。

相談

仕事で判断に迷ったり、悩んだりしたときに、上司に意見やアドバイスを貰うことです。相談は、報告・連絡に比べて時間が必要なケースが多いため、緊急事態以外は予め上司にスケジュールを確認しておくと安心です。相談は上司に悩みを丸投げすることではありません。上司が判断するのに必要な情報を伝え、きちんと理解してもらい、自分の考えも伝えたうえでアドバイスをもらうようにしましょう。

「報・連・相」をするときの注意点

「報・連・相」がきちんとされているということは、上司や部下、同僚内でのコミュニケーションが密に取れている状態です。意思の疎通も良好で、盛んに議論が行われ、新しいアイデアが出てきたり、助け合ったりする良い環境にあります。正確な「報・連・相」をすることで、大きなトラブルになる前に軌道修正ができるため、仕事の成果もあがり、会社の発展にもつながります。それでは、正確な「報・連・相」を行うための注意点をお伝えします。

「報告」をするときの注意点

上司に報告をする場合、まずは相手の都合を確認するのがビジネスマナーです。急ぎの報告でない場合、上司に口頭で結論だけ話してからメールで詳細を伝えたり、メモで書いて伝えたりするなど、状況に応じた工夫が必要です。
また報告は必ず仕事を指示した上司に直接するようにし、伝える際は結論から先に簡潔に伝えましょう。

「連絡」をするときの注意点

連絡は必ず事実のみを正確に伝えるようにしましょう。自分の意見や予想などを混ぜてしまうと、事実と異なることが伝わってしまう可能性があります。
また、連絡事項は必ず漏れのないように伝えることが重要です。第三者を介したりせず、責任を持って自分自身で伝えるようにしましょう。

「相談」をするときの注意点

仕事で何か疑問や心配事がある場合、自己判断で進めてしまわずに早めに相談をするようにしましょう。何か新しいアイデアを思いついたり、提案したりする場合には、裏付けとなるデータや、改善策を資料としてまとめておくと、相手にも伝わりやすくなります。

上司にきちんと伝わる「報・連・相」とは

「報・連・相」とはただ伝えた「つもり」になっていては意味がありません。上司に正確な情報を的確なタイミングで伝える必要があります。「報・連・相」がきちんとなされていなければ、上司が仕事の進捗や結果をきちんと把握できず、チームとしての成果にも悪影響が及びます。
上司も一人の人間です。遠慮をしすぎる必要はありませんが、相手に気持ちよく聞いてもらうためにも、言葉遣いやタイミングを気を付け、結論から話すなどの工夫をすることで相手に伝わりやすくなります。一方的に伝えたつもりになってしまって、取り返しのつかないトラブルに発生してしまわないように気を付けましょう。

まとめ

「報・連・相」は最も大事な職場コミュニケーションの一つです。上司から部下への確認をするなど、意思疎通がしやすい環境づくりも大切です。社内全体で「報・連・相」の目的やポイントを共有し、一人ひとりが意識しながらコミュニケーションをとっていきましょう。

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