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部下に不信感を与えていない?うまくコミュニケーションを取るためのプロセスとは

仕事をするうえで、コミュニケーションは必要不可欠です。部下とのコミュニケーションにおいて、「相手に不信に思われる」「会話がはずまない」「本音を打ち明けてもらえない」という状況はないでしょうか。実はこれらの課題は、上司の聞く力により克服することができます。部下の不信感を解決し、うまくコミュニケーションを取ることで部下のやる気を引き出し、チームの発展につなげていきましょう。

部下とうまくコミュニケーションを取る3つのプロセス

上司はうまくコミュニケーションが取れていると思っているものの、部下はそう思っていないというケースはよくあります。このように両者のコミュニケーションの考えにズレがあると、上司への不信感へとつながってしまいます。
それでは、上司と部下がうまくコミュニケーションを取れる3つのプロセスをご紹します。

プロセス①:まず発言を受け止める

部下とコミュニケーションを取るうえで意識しておくべきは、まず部下の発言を受け止めることです。上司の方が知識や経験があるので、すぐにアドバイスをしたくなりますが、反論や持論を述べれば火に油です。発言をしっかりと聞かなければ、部下はますます壁をつくってしまいます。発言を上司が受け止めることで、部下は安心して話せる心理状態になり、信頼関係の構築にもつながります。

プロセス②:不満・不信点を確認する

部下が仕事上で不満点や不信点を持っているとき、なぜそう思ったのかを聞いて確認してみましょう。部下の不満・不信点が明確になると、今後どうすればいいのかを具体的にアドバイスすることができます。部下の漠然とした不満点を明確にし、解決の糸口をさがして論理的に解消していきましょう。

プロセス③:不信感を解消する証拠・事例の提示

部下の不満点が明確になると、その問題を解消するための具体的なアドバイスができます。
例えば、しっかりと準備はしているのに営業でなかなか結果を出せずに悩んでいる部下の場合、部下自身が話すことに必死になっていないかを確認します。そして、まずはお客様が必要としていることは何なのかをヒアリングするようにアドバイスすることができます。このように、悩みに対する具体的な解決策を提示することで、部下はモチベーションが上がり、また前向きに仕事に取り組もうとする気持ちが芽生え、上司に対しても信頼心が芽生えます。
このように、部下とうまくコミュニケーションを取るためには、まず部下の問題を把握する必要があるのです。

部下が対応不可能な不満・不信感を抱えている場合の対応策

部下が抱える不満には、「対応可能」と「対応不可能」の2種類があります。対応可能な場合の不満に関しては、先ほどお伝えした対応が効果的です。

しかし、不満が対応不可能な場合もあります。万が一、両者の間に誤解が生じてしまっているようなケースでは、すでに信頼や信用を失っている場合も考えられます。誤解が生じ上司や会社に対して不信感を抱いてしまっていると、どのようなアドバイスをしても部下には何も伝わりません。でも、対応次第ではこのような厳しい状況を改善できる可能性も大いにあります。では、このような対応不可能な場合の誤解を解消するプロセスをお伝えします。

プロセス①:部下の発言を受け止める

どのような状況でも、まずは部下の発言を受けとめることが大切です。これは、対応可能な場合でも対応不可能な場合であっても変わりません。たとえ誤解があると初めの段階で分かっていたとしても、まずは部下の言い分に耳を傾けましょう。上司にとって簡単な悩みであっても、部下にとっては大きな障壁である場合があります。すぐに自分の成功体験や、過去どのように自分が課題に対応してきたかなど自分の話をしないようにしましょう。

プロセス②:誤解している点の確認をする

次に部下が何に対して不信に思っているのか確認する必要があります。不信点が誤解であっても、この時に部下の話を遮ったり、否定したりせず、どこに問題があるのか話してもらえるようにしましょう。

プロセス③:誤解している点の再説明

部下にとってネックになっているポイントが明確になってから、抱えている不信点が誤解であることを伝えます。部下がそのように誤解してしまったのには、誤解させた上司側の対応にも原因があります。部下とのすれ違いは、ひとえにコミュニケーションのズレが大きく起因してます。いきなり部下を責めずに、何が誤解を招いていたのか状況を説明した上で、こちらにも非がある場合はその部分についてしっかとり謝意を伝えしましょう。

プロセス④:証拠・事例の提示

最後に、誤解であることを論理的に証明し、これからの対策方法を提示しましょう。誤解が発生して一度信頼を失うようなことがあったとしても、状況をそのままにせず改善策をとることで、部下からは「この上司は問題点を放置せず、ちゃんと考えてくれる人だ」と思われ、『雨降って地固まる』状態になる場合もあります。今回の反省を踏まえて、今後同じような誤解を招かないようにし、前向きに対策をしましょう。

まとめ

このように、部下が不信感を持ってしまった場合、まずは相手の言うことを受け止め、どこに不信感や不安があるかを確認しましょう。なぜそう感じたのか、いつから感じていたのかなど、冷静になって論理的に掘り下げてヒアリングしていくと、解決の糸口が見つかることがあります。
そのためには上司が部下の問題を正確に把握し、サポートする力が必要です。今一度、部下とのコミュニケーションが本当にうまくいっているか、客観的に見直してみましょう。

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